Che cosa chiede davvero la scheda

La scheda sta su Google Workspace Marketplace con il nome Grok, pubblicata da SpaceXAI e aggiornata l'ultima volta il 21 luglio 2026. Non costa nulla, ha superato le seimila installazioni e funziona dentro Documenti, Fogli e Presentazioni. Installarlo richiede all'incirca lo sforzo di aggiungere un'estensione del browser e non lascia traccia in nessun sistema sorvegliato dall'amministrazione.

Le autorizzazioni sono la parte da leggere con calma. La scheda chiede di vedere, modificare, creare ed eliminare tutti i documenti di Google Docs e di fare lo stesso con tutte le presentazioni di Google Slides. Chiede inoltre di vedere e gestire i fogli di calcolo dove è installato, di connettersi a servizi esterni, di mostrare ed eseguire contenuti web di terze parti nei campi di richiesta e nelle barre laterali, e di leggere l'indirizzo email principale dell'account. La parola che fa il lavoro è tutti. Non è l'accesso al documento aperto sullo schermo: è l'accesso al patrimonio documentale che quell'account raggiunge, che in un'azienda normale comprende ogni file mai condiviso con quella persona.

La scelta del fornitore la fa chi clicca Installa

Perché conta: la decisione su quale società di intelligenza artificiale tratti i tuoi documenti commerciali oggi la prende chi clicca Installa, non chi ha letto un contratto. L'ufficio acquisti è nato per intercettare i fornitori che entrano dalla porta principale, con fattura, questionario di sicurezza e firma. Il mercato dei componenti aggiuntivi è una porta laterale sempre rimasta aperta, e un modello di frontiera l'ha appena attraversata.

Il controllo esiste. Nella console di amministrazione di Google il percorso va da Menu ad App, poi app di Google Workspace Marketplace, poi elenco delle app, poi impostazioni di installazione per gli utenti, e propone tre stati: gli utenti possono installare qualsiasi app, solo quelle consentite, oppure nessuna. È tutta qui la decisione, e la maggior parte delle organizzazioni non ha mai aperto quella pagina per vedere quale dei tre stia usando.

L'elenco delle app consentite nasconde un dettaglio che taglia in entrambe le direzioni. La documentazione di Google precisa che l'elenco riguarda gli utenti per cui Gestisci l'accesso alle app è impostato su consentire solo le app autorizzate: un elenco compilato mentre l'impostazione resta su qualsiasi app è quindi puramente decorativo. La stessa documentazione è netta nel verso opposto: gli utenti perdono l'accesso a un'app quando la togli dall'elenco, anche se ce l'hanno ancora installata. La revoca è reale e raggiunge installazioni che non hai mai approvato.

Outlook segue un'altra scala

La stessa società ha distribuito un componente Grok per Outlook attraverso Microsoft Marketplace, con la medesima logica: mercato normale, installazione normale, nessun accordo aziendale lungo il percorso. Microsoft governa i componenti di posta con quattro livelli di autorizzazione cumulativi anziché con un elenco di ambiti. Si chiamano restricted, read item, read/write item e read/write mailbox, e ogni livello contiene quelli sottostanti.

Il gradino più alto merita un minuto d'attenzione. Microsoft descrive read/write mailbox come l'autorizzazione che consente a un componente di leggere e scrivere tutte le proprietà di qualsiasi elemento della casella, di creare, leggere e scrivere qualunque cartella o elemento, e di inviare un elemento da quella casella. L'invio è la riga su cui fermarsi, perché un componente a quel livello non legge la tua posta, vi partecipa. Microsoft dice anche dove guardare: le autorizzazioni richieste compaiono nella scheda del mercato prima dell'installazione, e quelle richieste dai componenti già installati si vedono nell'interfaccia di amministrazione di Exchange. Verifica il livello che la tua organizzazione ha davvero concesso invece di darlo per scontato, perché solo lì la risposta è attendibile.

Il tuo contratto di responsabile non arriva fin qui

Secondo il GDPR la tua azienda è titolare del trattamento dei dati personali contenuti in quei documenti e in quelle caselle: nomi di clienti, fascicoli del personale, listini, tutto ciò che un'impresa in attività mette per iscritto. Qualunque terzo che tratti quei dati per tuo conto ha bisogno di un contratto da responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28. Non è una formalità che l'ufficio legale possa sistemare a posteriori: è lo strumento che stabilisce che cosa il responsabile può fare con i dati e che fine facciano una volta concluso il rapporto.

I contratti che hai già coprono Google e Microsoft. Non si estendono a un fornitore autonomo che gestisce il proprio servizio a proprie condizioni, e la scheda del mercato lo dichiara apertamente: l'informativa sulla privacy e i termini di servizio rimandano entrambi al dominio del fornitore, non al tuo contratto Workspace. In Italia il Garante per la protezione dei dati personali considera la diligenza del titolare sui propri responsabili un obbligo vivo e non un adempimento da archiviare, e un'impresa il cui personale ha installato un componente di intelligenza artificiale sull'intero patrimonio documentale ha acquisito un responsabile che non ha mai valutato.

È proprio il prezzo pari a zero euro ad aggirare l'intero apparato. Non si fattura nulla, quindi non nasce un ordine, quindi non si supera alcuna soglia di autorizzazione in euro, quindi la verifica sul fornitore che una licenza a pagamento avrebbe attivato automaticamente non parte mai. Software gratuito non significa privo di obblighi, e lo strumento più economico del tuo parco può portarsi dentro l'accesso più ampio ai dati.

L'impostazione da controllare prima di venerdì

Parti dall'inventario, non dalla policy. Apri la console di amministrazione, leggi l'elenco delle app del mercato che i tuoi utenti hanno già installato e annota quale dei tre stati di installazione è attivo. Se è qualsiasi app, non hai scelto una politica sui fornitori: hai scelto di non averne una. Poi fai l'equivalente nell'interfaccia di amministrazione di Exchange per i componenti di Outlook e leggi il livello di autorizzazione dichiarato da ciascuno. Metti in conto le 24 ore di cui avvisa Google quando cambi l'impostazione, ed è esattamente per questo che l'operazione appartiene a un giovedì tranquillo e non al centro di un incidente.

La lezione più ampia sopravvive a questo singolo componente. Il mercato delle app è ormai un canale di acquisto, ed è l'unico in azienda senza passaggio di approvazione, senza fattura e senza verifica della controparte. Tratta una richiesta di installazione che pretende tutti i documenti come tratteresti un fornitore che chiede una copia del file server, perché funzionalmente è la stessa richiesta. Il problema non è il componente: è che nessuno ha dovuto chiedertelo.

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