Ein Gratis-Add-on liest jedes Ihrer Dokumente

Was der Eintrag tatsächlich verlangt

Der Eintrag steht im Google Workspace Marketplace unter dem Namen Grok, herausgegeben von SpaceXAI, zuletzt aktualisiert am 21. Juli 2026. Er kostet nichts, hat sechstausend Installationen überschritten und läuft in Docs, Sheets und Slides. Die Installation kostet ungefähr so viel Mühe wie das Hinzufügen einer Browsererweiterung, und sie hinterlässt keine Spur in irgendeinem System, das Ihre Buchhaltung beobachtet.

Die Berechtigungen sind der Teil, den man langsam lesen sollte. Der Eintrag verlangt, alle Google-Docs-Dokumente zu sehen, zu bearbeiten, anzulegen und zu löschen, und dasselbe für alle Google-Slides-Präsentationen. Außerdem verlangt er, Tabellen dort zu sehen und zu verwalten, wo er installiert ist, sich mit externen Diensten zu verbinden, Webinhalte Dritter in Eingabefeldern und Seitenleisten anzuzeigen und auszuführen, sowie die primäre E-Mail-Adresse des Kontos zu lesen. Das tragende Wort ist alle. Das ist kein Zugriff auf das Dokument auf dem Bildschirm. Das ist Zugriff auf den gesamten Dokumentenbestand, den dieses Konto erreicht, und dazu gehört in einem normalen Unternehmen jede Datei, die je mit dieser Person geteilt wurde.

Die Lieferantenwahl trifft jetzt, wer auf Installieren klickt

Warum das zählt: die Entscheidung, welches KI-Unternehmen Ihre Geschäftsdokumente verarbeitet, trifft inzwischen derjenige, der auf Installieren klickt, und nicht jemand, der einen Vertrag gelesen hat. Der Einkauf wurde gebaut, um Anbieter abzufangen, die durch die Vordertür kommen, mit Rechnung, Sicherheitsfragebogen und Unterschrift. Der Add-on-Marktplatz ist eine Seitentür, die immer schon offen stand, und ein Spitzenmodell ist hindurchgegangen.

Die Kontrolle existiert durchaus. In der Google Admin-Konsole führt der Weg von Menü zu Apps, dann Google Workspace Marketplace-Apps, dann App-Liste, dann Nutzerinstallationseinstellungen, und dort stehen drei Zustände zur Wahl: Nutzer dürfen beliebige Apps installieren, nur zugelassene Apps, oder keine Apps. Das ist die ganze Entscheidung, und die meisten Organisationen haben die Seite nie geöffnet, um nachzusehen, welchen der drei Zustände sie eigentlich fahren.

Die Zulassungsliste hat einen Haken, der in beide Richtungen schneidet. Googles eigene Dokumentation hält fest, dass die Liste nur jene Nutzer betrifft, bei denen Zugriff auf Apps verwalten auf ausschließlich zugelassene Apps gesetzt ist. Eine Liste, die entsteht, während die Einstellung auf beliebige Apps steht, ist damit reine Dekoration. Dieselbe Dokumentation ist in der Gegenrichtung unmissverständlich: Nutzer verlieren den Zugriff auf eine App, sobald Sie sie von der Liste nehmen, selbst wenn sie diese noch installiert haben. Der Entzug wirkt wirklich, und er erreicht auch Installationen, die Sie nie genehmigt haben.

Outlook folgt einer anderen Leiter

Dasselbe Unternehmen hat ein Grok-Add-in für Outlook über den Microsoft Marketplace ausgeliefert, nach derselben Vertriebslogik: normaler Marktplatz, normale Installation, kein Unternehmensvertrag im Weg. Microsoft steuert E-Mail-Add-ins nicht über eine Liste von Bereichen, sondern über vier aufeinander aufbauende Berechtigungsstufen. Sie heißen restricted, read item, read/write item und read/write mailbox, und jede Stufe enthält die darunterliegenden.

Die oberste Sprosse verdient eine Minute Aufmerksamkeit. Microsoft beschreibt read/write mailbox so, dass ein Add-in alle Eigenschaften jedes Elements im Postfach lesen und schreiben darf, jeden Ordner und jedes Element anlegen, lesen und schreiben darf und aus diesem Postfach heraus senden darf. Das Senden ist die Zeile, bei der man verweilen sollte, denn ein Add-in auf dieser Stufe liest Ihre Post nicht, es nimmt an ihr teil. Microsoft sagt auch, wo man nachschaut: Die verlangten Berechtigungen erscheinen vor der Installation im Marketplace-Eintrag, und die erforderlichen Berechtigungen bereits installierter Add-ins sind im Exchange Admin Center sichtbar. Prüfen Sie die Stufe, die Ihr Mandant tatsächlich erteilt hat, statt sie anzunehmen, denn nur dort ist die Antwort belastbar.

So weit reicht Ihr Auftragsverarbeitungsvertrag nicht

Nach der DSGVO ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten in diesen Dokumenten und Postfächern, also Mandantennamen, Personalakten, Preise, alles, was ein arbeitendes Unternehmen aufschreibt. Jeder Dritte, der diese Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28. Das ist keine Formalie, die die Rechtsabteilung hinterher nachreicht, sondern das Instrument, das festlegt, was der Auftragsverarbeiter mit den Daten tun darf und was am Ende mit ihnen geschieht.

Die Verträge, die Sie bereits halten, decken Google und Microsoft ab. Sie erstrecken sich nicht auf einen eigenständigen Anbieter, der seinen Dienst zu eigenen Bedingungen betreibt, und der Marketplace-Eintrag sagt das ausdrücklich: Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen verweisen beide auf die Domain des Anbieters, nicht auf Ihren Workspace-Vertrag. In Deutschland kommt eine zweite Ebene hinzu, die man leicht übersieht: Werkzeuge, die Verhalten und Leistung von Beschäftigten erfassen können, berühren die Mitbestimmung, und ein Betriebsrat, der von einem KI-Add-on erst nach dem flächendeckenden Einsatz erfährt, wird diese Reihenfolge zu Recht beanstanden.

Genau der Preis von null Euro umgeht den ganzen Apparat. Es wird nichts fakturiert, also entsteht keine Bestellung, also wird keine Euro-Freigabegrenze überschritten, also läuft die Lieferantenprüfung, die ein bezahlter Arbeitsplatz automatisch ausgelöst hätte, nie an. Kostenlose Software heißt nicht pflichtenfrei, und das billigste Werkzeug in Ihrem Bestand kann den breitesten Datenzugriff darin tragen.

Die Einstellung, die Sie vor Freitag prüfen sollten

Beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme, nicht mit der Richtlinie. Öffnen Sie die Admin-Konsole, lesen Sie die Liste der Marketplace-Apps, die Ihre Nutzer bereits installiert haben, und halten Sie fest, welchen der drei Installationszustände Sie fahren. Steht er auf beliebige Apps, dann haben Sie keine Anbieterpolitik gewählt, sondern die Abwesenheit einer solchen. Tun Sie danach das Gleiche im Exchange Admin Center für Outlook-Add-ins und lesen Sie die Berechtigungsstufe, die jedes einzelne angibt. Rechnen Sie mit den 24 Stunden, vor denen Google warnt, wenn Sie die Einstellung ändern, und genau deshalb gehört das auf einen ruhigen Donnerstag und nicht mitten in einen Vorfall.

Die größere Lehre überdauert dieses eine Add-on. Der App-Marktplatz ist heute ein Beschaffungskanal, und er ist der einzige in Ihrem Unternehmen ohne Freigabeschritt, ohne Rechnung und ohne Prüfung der Gegenseite. Behandeln Sie eine Installationsabfrage, die alle Dokumente verlangt, wie einen Lieferanten, der um eine Kopie des Dateiservers bittet, denn funktional ist es dieselbe Bitte. Nicht das Add-on ist das Problem, sondern der Umstand, dass niemand Sie fragen musste.

Weiterlesen: Rotieren Sie jedes Secret, das Grok Build jemals gesehen hat  |  Der Modellbauer klagte, bevor das Gesetz griff