Um suplemento gratuito lê todos os seus documentos

O que o registo pede realmente

O registo está no Google Workspace Marketplace com o nome Grok, publicado pela SpaceXAI e atualizado pela última vez a 21 de julho de 2026. Não custa nada, ultrapassou as seis mil instalações e corre dentro do Docs, do Sheets e do Slides. Instalá-lo exige sensivelmente o esforço de acrescentar uma extensão do navegador, e não deixa rasto em nenhum sistema que o seu departamento financeiro vigie.

As autorizações são a parte que convém ler devagar. O registo pede para ver, editar, criar e eliminar todos os documentos do Google Docs, e para fazer o mesmo a todas as apresentações do Google Slides. Pede ainda para ver e gerir as folhas de cálculo onde está instalado, para se ligar a serviços externos, para mostrar e executar conteúdos web de terceiros nos campos de pedido e nas barras laterais, e para ler o endereço de correio principal da conta. A palavra que faz o trabalho é todos. Isto não é acesso ao documento aberto no ecrã. É acesso ao património documental que essa conta alcança, o qual, numa empresa normal, inclui cada ficheiro que um colega alguma vez partilhou com aquela pessoa.

A escolha do fornecedor passou para quem carrega em Instalar

Porque é que isto importa: a decisão sobre qual empresa de inteligência artificial trata os seus documentos comerciais é hoje tomada por quem carrega em Instalar, e não por alguém que tenha lido um contrato. As compras foram desenhadas para intercetar fornecedores que entram pela porta principal, com fatura, questionário de segurança e assinatura. O mercado de suplementos é uma porta lateral que sempre esteve aberta, e um modelo de fronteira acabou de a atravessar.

O controlo existe. Na consola de administração da Google o caminho vai de Menu a Aplicações, depois aplicações do Google Workspace Marketplace, depois lista de aplicações, depois definições de instalação para utilizadores, e propõe três estados: os utilizadores podem instalar quaisquer aplicações, apenas as permitidas, ou nenhuma. É essa a decisão toda, e a maioria das organizações nunca abriu a página para ver qual dos três está a correr.

A lista de permitidas guarda um pormenor que corta nos dois sentidos. A própria documentação da Google indica que a lista abrange os utilizadores em que Gerir o acesso às aplicações está definido para permitir apenas as aplicações aprovadas, pelo que uma lista montada enquanto a definição continua em quaisquer aplicações é puramente decorativa. A mesma documentação é seca no sentido contrário: os utilizadores perdem o acesso a uma aplicação quando a retira da lista, mesmo que continuem a tê-la instalada. A revogação é real e alcança instalações que nunca aprovou.

O Outlook segue outra escada

A mesma empresa distribuiu um suplemento Grok para o Outlook através do Microsoft Marketplace, com a mesma lógica: mercado normal, instalação normal, nenhum acordo empresarial pelo caminho. A Microsoft governa os suplementos de correio com quatro níveis de autorização cumulativos em vez de uma lista de âmbitos. Chamam-se restricted, read item, read/write item e read/write mailbox, e cada nível contém os anteriores.

O degrau mais alto merece um minuto de atenção. A Microsoft descreve read/write mailbox como a autorização que permite a um suplemento ler e escrever todas as propriedades de qualquer elemento da caixa de correio, criar, ler e escrever qualquer pasta ou elemento, e enviar um elemento a partir dessa caixa. O envio é a linha em que vale a pena deter-se, porque um suplemento nesse nível não lê o seu correio, participa nele. A Microsoft também diz onde olhar: as autorizações pedidas aparecem no registo do mercado antes da instalação, e as autorizações exigidas pelos suplementos já instalados são visíveis no centro de administração do Exchange. Verifique o nível que a sua organização concedeu de facto em vez de o presumir, porque só aí a resposta faz fé.

O seu contrato de subcontratação não chega até aqui

Ao abrigo do RGPD, a sua empresa é responsável pelo tratamento dos dados pessoais que vivem nesses documentos e caixas de correio: nomes de clientes, processos de pessoal, preços, tudo aquilo que uma empresa em atividade põe por escrito. Qualquer terceiro que trate esses dados por sua conta precisa de um contrato de subcontratação nos termos do artigo 28. Não é uma formalidade que o departamento jurídico regularize depois: é o instrumento que fixa o que o subcontratante pode fazer com os dados e o que lhes acontece quando o trabalho termina.

Os contratos que já detém cobrem a Google e a Microsoft. Não se estendem a um editor autónomo que explora o seu próprio serviço em condições próprias, e o registo di-lo sem rodeios: a política de privacidade e os termos de serviço remetem ambos para o domínio do editor e não para o seu contrato Workspace. Em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados trata a diligência do responsável sobre os seus subcontratantes como uma obrigação viva e não como um papel a arquivar, e uma empresa cujo pessoal instalou um suplemento de inteligência artificial sobre todo o acervo documental passou a ter um subcontratante que nunca avaliou.

É precisamente o preço zero que contorna o aparelho inteiro. Nada é faturado, logo não nasce uma nota de encomenda, logo não se ultrapassa qualquer limiar de aprovação em euros, logo a avaliação de fornecedor que uma licença paga teria despoletado automaticamente nunca corre. Software gratuito não significa livre de obrigações, e a ferramenta mais barata do seu parque pode transportar o acesso a dados mais amplo que ele tem.

A definição a verificar antes de sexta-feira

Comece pelo inventário e não pela política. Abra a consola de administração, leia a lista de aplicações do mercado que os seus utilizadores já instalaram, e registe qual dos três estados de instalação está a usar. Se estiver em quaisquer aplicações, não escolheu uma política de fornecedores, escolheu não ter nenhuma. Depois faça o equivalente no centro de administração do Exchange para os suplementos do Outlook e leia o nível de autorização que cada um declara. Conte com as 24 horas de que a Google avisa quando altera a definição, e é exatamente por isso que a tarefa pertence a uma quinta-feira calma e não ao meio de um incidente.

A lição de fundo sobrevive a este suplemento em concreto. O mercado de aplicações é hoje um canal de compras, e é o único na sua empresa sem passo de aprovação, sem fatura e sem análise da contraparte. Trate um pedido de instalação que reclama todos os documentos como trataria um fornecedor que pede uma cópia do servidor de ficheiros, porque funcionalmente é o mesmo pedido. O problema não é o suplemento: é o facto de ninguém ter tido de lhe perguntar.

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