Een gratis invoegtoepassing leest al uw documenten

Wat de vermelding werkelijk vraagt

De vermelding staat in Google Workspace Marketplace onder de naam Grok, uitgegeven door SpaceXAI en voor het laatst bijgewerkt op 21 juli 2026. Hij kost niets, is de zesduizend installaties gepasseerd en draait in Docs, Sheets en Slides. Installeren kost ongeveer evenveel moeite als het toevoegen van een browserextensie, en laat geen spoor na in enig systeem waar uw financiële afdeling naar kijkt.

De rechten zijn het deel dat u langzaam moet lezen. De vermelding vraagt om alle Google Docs-documenten te zien, te bewerken, aan te maken en te verwijderen, en om hetzelfde te doen met alle Google Slides-presentaties. Daarnaast vraagt hij om spreadsheets te bekijken en te beheren waar hij is geïnstalleerd, verbinding te maken met externe diensten, webinhoud van derden te tonen en uit te voeren in invoervelden en zijpanelen, en het primaire e-mailadres van het account te lezen. Het woord dat het werk doet is alle. Dit is geen toegang tot het document op het scherm. Dit is toegang tot het documentenbezit dat dat account bereikt, en dat omvat in een gewoon bedrijf elk bestand dat ooit met die persoon is gedeeld.

De leverancierskeuze ligt bij wie op Installeren klikt

Waarom dit telt: de keuze welk AI-bedrijf uw zakelijke documenten verwerkt, wordt tegenwoordig gemaakt door wie op Installeren klikt, en niet door iemand die een contract heeft gelezen. Inkoop is gebouwd om leveranciers te onderscheppen die door de voordeur komen, met een factuur, een beveiligingsvragenlijst en een handtekening. De marktplaats voor invoegtoepassingen is een zijdeur die er altijd al was, en een toonaangevend model is er zojuist doorheen gelopen.

De instelling bestaat wel degelijk. In de beheerconsole van Google loopt het pad van Menu naar Apps, dan Google Workspace Marketplace-apps, dan de app-lijst, dan installatie-instellingen voor gebruikers, met drie standen: gebruikers mogen alle apps installeren, uitsluitend toegestane apps, of geen apps. Dat is de hele beslissing, en de meeste organisaties hebben die pagina nooit geopend om te kijken welke van de drie zij eigenlijk draaien.

De toegestane-lijst heeft een addertje dat twee kanten op snijdt. De eigen documentatie van Google stelt dat de lijst geldt voor gebruikers bij wie Toegang tot apps beheren is ingesteld op alleen toegestane apps toelaten, zodat een lijst die u samenstelt terwijl de instelling op alle apps blijft staan louter decoratief is. Dezelfde documentatie is de andere kant op onomwonden: gebruikers verliezen de toegang tot een app zodra u die van de lijst haalt, ook als zij hem nog geïnstalleerd hebben. Die intrekking werkt echt, en zij bereikt installaties die u nooit hebt goedgekeurd.

Outlook kent een andere ladder

Hetzelfde bedrijf leverde een Grok-invoegtoepassing voor Outlook via Microsoft Marketplace, met dezelfde distributielogica: gewone marktplaats, gewone installatie, geen bedrijfsovereenkomst onderweg. Microsoft stuurt e-mailinvoegtoepassingen aan met vier cumulatieve rechtenniveaus in plaats van met een lijst van bereiken. Ze heten restricted, read item, read/write item en read/write mailbox, en elk niveau omvat de onderliggende.

De bovenste sport verdient een minuut aandacht. Microsoft omschrijft read/write mailbox als het recht waarmee een invoegtoepassing alle eigenschappen van elk item in de mailbox mag lezen en schrijven, elke map of elk item mag aanmaken, lezen en schrijven, en vanuit die mailbox mag verzenden. Verzenden is de regel om even bij stil te staan, want een invoegtoepassing op dat niveau leest uw post niet, zij neemt eraan deel. Microsoft vertelt ook waar u moet kijken: de gevraagde rechten staan voor installatie in de vermelding, en de vereiste rechten van reeds geïnstalleerde invoegtoepassingen zijn zichtbaar in het Exchange-beheercentrum. Controleer het niveau dat uw omgeving werkelijk heeft verleend in plaats van het aan te nemen, want alleen daar is het antwoord gezaghebbend.

Uw verwerkersovereenkomst reikt niet zo ver

Onder de AVG is uw onderneming verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in die documenten en postbussen: klantnamen, personeelsdossiers, prijzen, alles wat een werkend bedrijf opschrijft. Elke derde die die gegevens namens u verwerkt heeft een verwerkersovereenkomst nodig op grond van artikel 28. Dat is geen formaliteit die de juridische afdeling achteraf rechtzet, maar het instrument dat vastlegt wat de verwerker met de gegevens mag doen en wat ermee gebeurt als het werk klaar is.

De contracten die u al heeft dekken Google en Microsoft. Zij strekken zich niet uit tot een zelfstandige uitgever die zijn eigen dienst onder eigen voorwaarden exploiteert, en de vermelding zegt dat met zoveel woorden: het privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden verwijzen allebei naar het domein van de uitgever, niet naar uw Workspace-contract. In Nederland behandelt de Autoriteit Persoonsgegevens de zorgvuldigheid van de verantwoordelijke jegens zijn verwerkers als een levende plicht en niet als een dossier dat u opbergt, en een bedrijf waarvan het personeel een AI-invoegtoepassing over het hele documentenbestand heeft uitgerold, heeft een verwerker binnengehaald die het nooit heeft beoordeeld.

Juist de prijs van nul euro omzeilt het hele apparaat. Er wordt niets gefactureerd, dus komt er geen bestelling, dus wordt geen goedkeuringsdrempel in euro gepasseerd, dus loopt de leverancierstoets die een betaalde licentie automatisch zou hebben geactiveerd nooit. Gratis software betekent niet vrij van verplichtingen, en het goedkoopste gereedschap in uw omgeving kan de breedste gegevenstoegang erin dragen.

De instelling die u voor vrijdag nakijkt

Begin bij de inventarisatie en niet bij het beleid. Open de beheerconsole, lees de lijst met marktplaats-apps die uw gebruikers al hebben geïnstalleerd, en noteer welke van de drie installatiestanden u draait. Staat die op alle apps, dan hebt u geen leveranciersbeleid gekozen, maar gekozen er geen te hebben. Doe daarna hetzelfde in het Exchange-beheercentrum voor Outlook-invoegtoepassingen en lees het rechtenniveau dat elk ervan opgeeft. Reken op de 24 uur waarvoor Google waarschuwt als u de instelling wijzigt, en juist daarom hoort dit op een rustige donderdag en niet midden in een incident.

De bredere les overleeft deze ene invoegtoepassing. De app-marktplaats is inmiddels een inkoopkanaal, en het is het enige in uw bedrijf zonder goedkeuringsstap, zonder factuur en zonder toets van de wederpartij. Behandel een installatieverzoek dat om alle documenten vraagt zoals u een leverancier zou behandelen die om een kopie van de bestandsserver vraagt, want functioneel is het hetzelfde verzoek. Het probleem is niet de invoegtoepassing, maar dat niemand het u hoefde te vragen.

Lees hierna: Roteer elk secret dat Grok Build ooit zag  |  De modelbouwer procedeerde voordat de wet inging